Indicadores de gestión

LOS INDICADORES DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN

La enorme responsabilidad que tienen los administradores aumentada por la presunción de culpabilidad que define la ley de propiedad horizontal, amerita que éstos, tengan trazabilidad de su gestión comprobada con indicadores de logro porque la naturaleza de la gestión que realizan, es de resultados.

¿Qué son los indicadores de gestión?

Los indicadores de gestión son herramientas importantes para constatar los avances y retrocesos en los objetivos institucionales. Son un valor medible que demuestra la eficacia con la que una organización está logrando sus objetivos.

¿Cómo hacer un indicador de gestión?

Definir los indicadores de gestión, puede parecer algo complicado.

Sin embargo, estos, deben definirse de acuerdo con los “objetivos institucionales críticos o fundamentales”.

Para definir un indicador de gestión puedes preguntarte:

¿Cuál es el resultado deseado?

¿Por qué importa este resultado?

¿Cómo vas a medir el progreso?

¿Cómo puedes influir en el resultado?

¿Quién es responsable del resultado empresarial?

¿Cómo sabrás que has logrado tu resultado?

¿Con qué frecuencia revisarás el progreso hacia el resultado?

¿Cómo identificar los indicadores de gestión que necesito?

Hay una serie de aspectos que se deben tener en cuenta para que estos indicadores se consideren como claves.

Deben ser:

Alineados con objetivos estratégicos, Controlable y responsable, Cualitativos y cuantitativos, Deben ser a largo y corto plazo, Considerar las necesidades de tus stakeholders o todos con quienes se involucre la empresa, Establecer destinos y estar sujetos a un seguimiento del rendimiento.

Tipos de Indicadores de Gestión:

Indicadores de cumplimiento. El cumplimiento tiene que ver con la conclusión de una tarea, vale decir, indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del programa de mantenimientos.

Indicadores de evaluación. La evaluación tiene que ver con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están relacionados con las razones y/o los métodos que ayudan a identificar las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación del proceso de gestión de registros de los documentos.

Indicadores de eficiencia. La eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos. Los indicadores de eficiencia están relacionados con las razones que indican los recursos invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo invertido en la gestión del día a día.

Indicadores de eficacia. La eficacia tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Por tanto, estos indicadores están relacionados con las razones que indican capacidad de hacer bien las tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los propietarios en relación con las respuestas a sus requerimientos.

Indicadores de gestión. Estos tienen que ver con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están relacionados con las razones que permiten administrar realmente un proceso. Ejemplo: administración y/o gestión de los procesos relacionados con las obligaciones de gestión en relación con las tareas de administración.

¿Qué características debe tener un buen indicador de gestión?

Los indicadores siempre deben estar conectados con los objetivos corporativos.

El indicador es determinado por la administración.

Son los principales indicadores de rendimiento deseados por la organización.

Fáciles de entender.

Los indicadores cambian a medida que se cumplen los objetivos o cambia el enfoque de la administración.

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IMPORTANCIA DE LA LEY 361 DE 1997 EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

Este artículo, muestra las normas y criterios básicos establecidos por la normatividad colombiana para facilitar la accesibilidad a las personas con movilidad reducida, bien sea ésta temporal o permanente, o cuya capacidad de orientación se encuentre disminuida por la edad, analfabetismo, limitación o enfermedad. En el régimen de la PH, es necesario que la administración y en general la comunidad, conozca como suprimir y evitar toda clase de barreras físicas existentes en la copropiedad para poder hacer las reclamaciones necesarias a las que debe responder el constructor y/o promotor en el diseño y ejecución de las vías y espacios, así como en la construcción o reestructuración de áreas.

En los espacios y ambientes que tengan que ver con la copropiedad, deberán adecuarse, diseñarse y construirse de manera que se facilite el acceso y tránsito seguro de las personas con limitación.

Hay algunas medidas que puedes considerar:

Inspección de la infraestructura existente: Realiza una evaluación exhaustiva de las áreas comunes y las instalaciones dentro de la copropiedad para identificar barreras arquitectónicas y obstáculos para personas con movilidad reducida con el fin de adaptar en la medida de lo posible si se trata de edificaciones anteriores a 1987. O para hacer las respectivas reclamaciones a los constructores si se trata de construcciones posteriores a esta fecha.

Cumplimiento de normativas locales: Se debe Investigar y asegurarse de que la copropiedad cumpla con la legislación local relacionada con la accesibilidad y las barreras arquitectónicas que le son exigibles. Aunque estas regulaciones varían por región o localidad de acuerdo con especificaciones, suelen incluir pautas específicas sobre rampas, ascensores, pasillos, puertas, estacionamiento y señalización accesible.

Instalación de rampas accesibles: Donde sea posible, la copropiedad debe instalar rampas que cumplan con las especificaciones de pendientes y anchura para permitir el acceso de sillas de ruedas y otros dispositivos de movilidad. Adicionalmente, estas rampas deben estar bien señalizadas y libres de obstáculos para que cumplan con el fin para el cual se deben instalar.

Adaptación de puertas y pasillos: Es obligación de la administración, Asegurarse de que las puertas de entrada y los pasillos sean lo suficientemente anchos para permitir el paso de sillas de ruedas y otros dispositivos de movilidad. Así mismo, se tiene que considerar la instalación de puertas automáticas o la eliminación de umbrales elevados que puedan dificultar el acceso para evitar accidentes, especialmente de personas mayores.

Instalación de ascensores o plataformas elevadoras: Si la copropiedad tiene varios niveles, considera la instalación de ascensores o plataformas elevadoras para garantizar que las personas con movilidad reducida puedan acceder a todas las áreas de manera segura y cómoda evitando así, accidentes.

Adecuación de baños: Los baños dentro de la copropiedad deben estar diseñados para ser accesibles, con suficiente espacio para maniobrar una silla de ruedas y barras de apoyo instaladas correctamente. También es importante que los lavamanos y espejos estén a una altura adecuada para personas en silla de ruedas.

Señalización accesible: Se debe utilizar señalización clara y fácil de entender, con texto en formatos grandes y braille cuando sea posible. Y necesariamente asegurarse de que las señales estén ubicadas a una altura accesible para personas en silla de ruedas

Educación y sensibilización: La administración, debe brindar información y capacitación a los residentes, personal y visitantes sobre la importancia de la accesibilidad y el respeto hacia las personas con discapacidad. Es necesario fomentar una cultura de inclusión dentro de la copropiedad.

Mantenimiento regular: Realizar un mantenimiento regular de las instalaciones accesibles permite garantizar que sigan siendo funcionales y seguras para su uso y para la tranquilidad de las personas con el problema de movilidad.

Al implementar estas medidas, se podrá sin lugar a dudas, mejorar significativamente el acceso y la comodidad de las personas con problemas de movilidad dentro de la copropiedad, cumpliendo al mismo tiempo con las normativas y regulaciones aplicables sobre las cuales se cierne la responsabilidad de la copropiedad.

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Artículo 18 de la ley de Propiedad Horizontal

EL ARTÍCULO DE LA LEY DE PROPIEDAD HORIZONTAL QUE RESUME EL CÓDIGO NACIONAL DE POLICIA

Dentro de la Ley 675 de 2001, se encuentra un artículo que condensa los preceptos fundamentales de los tres libros que componen el Código Nacional de Policía.

Este artículo es el 18 y establece las responsabilidades que recaen sobre los propietarios en relación con los bienes de dominio particular o privado, definiendo de manera precisa lo siguiente: “En cuanto a los bienes de dominio particular, los propietarios tienen las siguientes obligaciones:

PRIMERO: Utilizarlos conforme a su naturaleza y propósito, según lo estipulado en el reglamento de propiedad horizontal, evitando cualquier acción que comprometa la seguridad o estabilidad del edificio o conjunto, así como la generación de ruidos, molestias, o cualquier otro acto que perturbe la tranquilidad de los demás propietarios u ocupantes, o que afecte la salud pública. En caso de uso comercial o mixto, el propietario o sus sucesores solo podrán destinar la unidad privada a los fines convenidos en el reglamento de propiedad horizontal, salvo autorización de la asamblea. El reglamento de copropiedad establecerá los procedimientos, requisitos y trámites aplicables para ello.

SEGUNDO: Realizar de manera inmediata las reparaciones necesarias en sus bienes privados, incluyendo las redes de servicios ubicadas dentro de los mismos, cuya omisión pueda ocasionar daños al edificio o conjunto, o a los bienes que lo componen, y compensar los perjuicios derivados de su negligencia o la de las personas bajo su responsabilidad.

TERCERO: El propietario del último piso no podrá añadir nuevos niveles o realizar nuevas construcciones sin la autorización de la asamblea, previo cumplimiento de las normas urbanísticas vigentes. Asimismo, al propietario del piso más bajo le está prohibido realizar obras que comprometan la estabilidad de la estructura, como excavaciones o sótanos, sin la mencionada autorización y el cumplimiento de las normativas urbanísticas correspondientes.

CUARTO: Cumplir con las demás obligaciones contempladas en esta ley y en el reglamento de propiedad horizontal”.

Es crucial comprender que el derecho de dominio en la propiedad horizontal no es absoluto, dado que, dentro de este régimen especial, el impacto tanto positivo como negativo sobre los demás propietarios es considerable. Por ende, la ley se enfoca en describir las limitaciones de la propiedad para garantizar un adecuado control social y ecológico dentro de esta modalidad.

Adicionalmente, todos deben cumplir con el mandato legal de ajustarse a lo dispuesto en la normatividad urbanística vigente, los reglamentos y los manuales de propiedad horizontal, deben incluir regulaciones relacionadas con la administración, dirección y control de la persona jurídica y las reglas que gobiernan la organización y funcionamiento del edificio o conjunto en el entendido de que deben sujetarse a las exigencias del régimen.

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Recibo de bienes comunes al constructor

¿ES OBLIGATORIO RECIBIRLE LOS BIENES COMUNES AL CONSTRUCTOR? QUÉ PASA SI LA COMUNIDAD NO LO QUIERE HACER?

Definitivamente si es obligatorio, tanto así que la ley fija dentro de sus criterios, que si la comunidad no recibe al constructora cumplidos los requisitos legales, el primer propietario podrá nombrar un administrador y hacerle entrega oficial.

En términos legales, la entrega de los bienes comunes esenciales por parte del propietario inicial, se presume que se ha dado o ha ocurrido, cuando junto con el bien privado, se entregan los elementos esenciales tales como: los estructurales, accesos, escaleras y espesores que fueron diseñados para el uso y goce de éstos, por lo que se hace de manera simultánea con la entrega y consta en las actas correspondientes.

Los bienes comunes de uso y goce general, ubicados en el edificio o conjunto, tales como zona de recreación y deporte y salones comunales, entre otros, se entregarán a la persona o personas designadas por la asamblea general o en su defecto al administrador definitivo, a más tardar cuando se haya terminado la construcción y enajenación de un número de bienes privados que represente por lo menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de los coeficientes de copropiedad.

La entrega deberá incluir los documentos garantía de los ascensores, bombas y demás equipos, expedidas por sus proveedores, así como los planos correspondientes a las redes eléctricas, hidrosanitarias y, en general, de los servicios públicos domiciliarios.

Cuando se trate de conjuntos o proyectos construidos por etapas, los bienes comunes esenciales para el uso y goce de los bienes privados se referirán a aquellos localizados en cada uno de los edificios o etapas cuya construcción se haya concluido.

Los bienes comunes deberán coincidir con lo señalado en el proyecto aprobado y lo indicado en el reglamento de propiedad horizontal.

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PASOS PARA HACER UNA ADITORIA CONTABLE EN PROPIEDAD HORIZONTAL

Realizar una auditoría contable en una propiedad horizontal implica seguir una serie de pasos específicos para asegurar la precisión y transparencia de los registros financieros. A continuación, se presentan los pasos generales para llevar a cabo esta auditoría:

  1. Planificación de la Auditoría:

    • Establecer los objetivos de la auditoría, como verificar la exactitud de los estados financieros, identificar posibles fraudes o errores, etc.
    • Determinar el alcance de la auditoría, incluyendo los períodos de tiempo que se van a revisar y las áreas específicas que se van a examinar.
    • Designar al equipo de auditoría, que puede incluir contadores internos o externos con experiencia en auditoría contable.
  2. Recopilación de Información:

    • Revisar la documentación financiera relevante, como balances de cuentas, estados de resultados, registros de transacciones, contratos de arrendamiento, entre otros.
    • Obtener acceso a los registros de la propiedad horizontal, incluyendo los detalles de los gastos comunes, ingresos, fondos de reserva, etc.
  3. Evaluación de Controles Internos:

    • Analizar los controles internos existentes para garantizar que sean adecuados para prevenir fraudes y errores contables.
    • Identificar cualquier debilidad en los controles internos y proponer recomendaciones para mejorarlos.
  4. Procedimientos de Auditoría:

    • Realizar pruebas de cumplimiento para asegurar que las políticas y procedimientos contables se estén siguiendo correctamente.
    • Realizar pruebas sustantivas para verificar la exactitud de los saldos de cuentas y transacciones.
  5. Análisis de Hallazgos:

    • Revisar los resultados de la auditoría para identificar cualquier discrepancia, irregularidad o problema significativo.
    • Documentar los hallazgos de la auditoría de manera clara y detallada.
  6. Informe de Auditoría:

    • Preparar un informe de auditoría que incluya los resultados de la revisión, los hallazgos identificados, las recomendaciones para mejorar los controles internos y cualquier otra observación relevante.
    • Presentar el informe de auditoría a la junta directiva o comité de la propiedad horizontal para su revisión y acción.
  7. Seguimiento y Cumplimiento:

    • Supervisar la implementación de las recomendaciones realizadas en el informe de auditoría.
    • Realizar un seguimiento periódico para asegurar que se estén abordando adecuadamente los problemas identificados durante la auditoría.

Es importante realizar la auditoría contable de manera periódica para garantizar la integridad y transparencia de la gestión financiera de la propiedad horizontal.

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¿QUÉ SON LOS COEFICIENTES DE COPROPIEDAD?

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El coeficiente de copropiedad es un término utilizado en el ámbito de la propiedad horizontal, especialmente en condominios y edificios de apartamentos. Se refiere a la fracción de participación que tiene cada propietario en los bienes comunes del edificio.

Cuando una persona compra un apartamento en un edificio o condominio, adquiere no solo la unidad individual, sino también una parte proporcional de los bienes comunes del edificio, como pasillos, escaleras, áreas verdes, piscinas, entre otros. Esta parte proporcional se calcula en base al tamaño de la unidad en relación con el total del edificio y se expresa en porcentaje o fracción, que es el coeficiente de copropiedad.

El coeficiente de copropiedad es importante porque determina la contribución de cada propietario a los gastos comunes del edificio, como el mantenimiento, limpieza, seguridad, entre otros. Además, también influye en la toma de decisiones dentro de la comunidad de propietarios, ya que algunas decisiones importantes pueden requerir una mayoría determinada basada en los coeficientes de copropiedad de cada propietario.

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Piscinas en la propiedad horizontal

INFORMACION IMPORTANTE SOBRE LAS PISCINAS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

Las piscinas en la propiedad horizontal son un elemento distintivo que agrega valor a las comunidades residenciales. Este espacio de recreación no solo brinda una opción refrescante durante los días calurosos, sino que también fomenta la interacción social entre los residentes.

En la actualidad, muchas comunidades de propiedad horizontal consideran la piscina como una amenidad esencial. No solo es un lugar para nadar, sino también un punto de encuentro donde los vecinos pueden relajarse y socializar. La presencia de una piscina bien mantenida y atractiva contribuye a crear un ambiente agradable y fortalece el sentido de comunidad entre los residentes.

Sin embargo, mantener una piscina en una propiedad horizontal implica una serie de responsabilidades. La limpieza regular, el mantenimiento de los equipos, y el cumplimiento de normativas de seguridad son aspectos fundamentales para garantizar un disfrute seguro y placentero. Muchas comunidades optan por contratar servicios profesionales de mantenimiento de piscinas para asegurar un cuidado adecuado.

Además, es común establecer normas y regulaciones específicas para el uso de la piscina. Estas reglas pueden abordar aspectos como los horarios de funcionamiento, las normas de vestimenta, y las restricciones en cuanto al uso de objetos flotantes o juguetes. Estas medidas buscan garantizar la seguridad y el respeto entre los usuarios.

A pesar de los beneficios, algunas comunidades pueden enfrentar desafíos relacionados con la piscina, como disputas sobre su mantenimiento o el ruido generado por los usuarios. Es importante que los residentes participen activamente en la toma de decisiones sobre el uso y cuidado de este espacio compartido, promoviendo una convivencia armoniosa.

En resumen, las piscinas en la propiedad horizontal son un activo valioso que mejora la calidad de vida de los residentes. Su presencia no solo ofrece una opción recreativa, sino que también fortalece los lazos comunitarios. Un adecuado manejo y la participación activa de los residentes son clave para garantizar que este espacio se mantenga como un lugar de disfrute y encuentro para todos.

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No citación a la asamblea anual ordinaria

¿QUÉ PASA CUANDO LA ADMINISTRACION NO CITA A LA ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA?

La ley 675 en su artículo 40, contempla la posibilidad de su ocurrencia y por ello describe el procedimiento para hacerlo por derecho propio, el cual reza así: ….”Artículo 40. Reuniones por derecho propio. Si no fuere convocada la asamblea se reunirá en forma ordinaria, por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada período presupuestal, en el lugar y hora que se indique en el reglamento, o en su defecto, en las instalaciones del edificio o conjunto a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.).

Será igualmente válida la reunión que se haga en cualquier día, hora o lugar, sin previa convocatoria, cuando los participantes representen la totalidad de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto, sin perjuicio de lo previsto en la presente ley, para efectos de mayorías calificadas”.

Es necesario tener en cuenta que solo se requieren 15 días calendario para las citaciones a las asambleas ordinarias.

Para las extraordinarias en cambio, el plazo lo fija la urgencia de la decisión o de la situación. Es sano que conste en el reglamento o en el manual de convivencia cuando y como declarar el estado de emergencia por urgencia manifiesta para poder hacerla de forma inmediata.

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Asambleas en la Propiedad Horizontal

LA IMPORTANCIA DE LAS ASAMBLEAS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

La propiedad horizontal es un modelo de organización común en el ámbito residencial, donde múltiples propietarios comparten un mismo edificio. En este contexto, las asambleas de copropietarios emergen como un pilar fundamental para la toma de decisiones y el bienestar de la comunidad. Estas reuniones regulares no solo son un requisito legal, sino que también desempeñan un papel crucial en la construcción y mantenimiento de un entorno habitacional armonioso.

1. Fomento de la Comunicación y la Participación

Las asambleas en la propiedad horizontal brindan un espacio donde los propietarios pueden compartir ideas, preocupaciones y sugerencias. La comunicación efectiva es esencial para la convivencia pacífica y el desarrollo conjunto de la comunidad. Al participar en estas reuniones, los residentes se involucran activamente en el proceso de toma de decisiones, contribuyendo a un sentido de pertenencia y responsabilidad compartida.

2. Toma de Decisiones Colectivas

Las decisiones relacionadas con el mantenimiento del edificio, los servicios comunes y los gastos compartidos se discuten y aprueban durante las asambleas. Este proceso colectivo garantiza que las elecciones no solo beneficien a unos pocos, sino que consideren las necesidades y opiniones de toda la comunidad. Además, la transparencia en la toma de decisiones fortalece la confianza entre los propietarios.

3. Cumplimiento de Normativas Legales y Reglamentarias

Las asambleas en la propiedad horizontal son requisitos legales establecidos en la normativa vigente. Estas reuniones aseguran que la comunidad cumpla con las obligaciones legales y reglamentarias, evitando posibles sanciones o conflictos legales. Además, son oportunidades para discutir posibles actualizaciones o ajustes en los reglamentos internos, adaptándolos a las necesidades cambiantes de la comunidad.

4. Resolución de Conflictos de Manera Constructiva

En cualquier comunidad, pueden surgir desacuerdos y conflictos. Las asambleas proporcionan un foro formal para abordar estos problemas, fomentando la resolución constructiva de disputas. La apertura al diálogo y la negociación contribuyen a mantener un ambiente armonioso y a prevenir tensiones innecesarias entre los residentes.

5. Planificación para el Futuro

Las asambleas son momentos estratégicos para planificar el futuro de la propiedad horizontal. Desde proyectos de mejora hasta inversiones a largo plazo, estas reuniones permiten a la comunidad visualizar y trabajar hacia metas comunes. Planificar el mantenimiento y las mejoras de manera colectiva garantiza un enfoque equitativo y sostenible en la gestión de los recursos.

En conclusión, las asambleas en la propiedad horizontal son esenciales para el buen funcionamiento y desarrollo de las comunidades residenciales. Al fomentar la comunicación, la participación activa y la toma de decisiones colectivas, estas reuniones no solo cumplen con requisitos legales, sino que también fortalecen los lazos comunitarios y contribuyen a la construcción de entornos habitacionales más armoniosos y sostenibles.

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La administración del edificio o conjunto además de las facultades y las funciones que la ley le otorga, debe promover complementariamente la convivencia pacífica de los habitantes de la copropiedad cuando esta es habitacional y propender por el impulso comercial cuando se trate de una comercial.

Como la ley prevé la idoneidad, se espera que además de la capacidad y las competencias o la experticia en adelantar el control de las actividades tendientes a: 1) preservar la tranquilidad y por ende la calidad de vida de la comunidad y 2) proteger el patrimonio individual y colectivo de toda la comunidad para que se tenga una planificación pormenorizada de las tareas necesarias para el cumplimiento de estos objetivos y la bitácora de control para garantizar la efectividad de los planes.

Podría entonces decir que el administrador debe planificar, ejecutar, mediar, controlar, evaluar y rediseñar con base en las exigencias de la ley su desempeño en todos los frentes con un férreo control de las variables de seguridad como antídoto de los riesgos existentes para bienes y personas de la copropiedad bajo su responsabilidad.

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