Cómo se debe organizar y qué temas se tratan en una asamblea ordinaria?

Las asambleas anuales ordinarias se deben planificar y deben prever todos los aspectos que pueden garantizar la celeridad y efectividad de lo que en ella ocurra. La autora propone que se programe con suficiente antelación y tenga en cuenta los siguientes factores para asegurar el éxito: a) tener listos los informes con lujo de detalles y cuadros de logros frente a los mandatos otorgados por la asamblea del periodo agotado para sentarse con suficiente antelación a preparar la reunión con el consejo de administración del nuevo periodo presupuestal y fiscal; b) Evaluar junto con el consejo de administración el estado de los bienes comunes y de la cartera para definir las propuestas de intervención que garanticen protección patrimonial dejando evidencia clara tanto en la rendición de cuentas como en la propuesta del nuevo plan de trabajo;  c) socializar con antelación las propuestas y tener el estudio económico listo con respuestas previstas a los interrogantes de los copropietarios para poder avanzar; d) recordar a toda la comunidad en la citación que: 1) debe demostrar que es propietario ; 2) si alguien tiene poder, éste debe estar bien y claramente diligenciado acompañado del certificado de tradición actualizado y la fotocopia ampliada de la cédula de quien lo otorga; 3) una vez se cierre la inscripción de la asamblea, los que lleguen tarde no pueden registrarse y en consecuencia tampoco intervenir porque no ha sido debidamente acreditada su asistencia, a menos que pueda demostrar caso fortuito o fuerza mayor; 4) dejar claro que en este tipo de reuniones no se tratan temas personales o que tengan solución en otra instancia o por parte de la administración; 5) que los temas de la reunión se circunscriben únicamente a los temas de interés común; 6) que no se permiten los insultos o descalificaciones entre vecinos y entre éstos y cualquiera de los órganos de gobierno de la copropiedad , 7) se asignará tiempo específico para intervenciones y réplicas y no se dará la palabra más de dos veces a una sola persona por el mismo asunto, y 8) que las personas que no asisten y por las cuales no haya quórum se les cobra la sanción; e) se debe grabar en audio y video la asamblea para tener veracidad de la información y los hechos y claridad con lujo de detalles frente a cualquier reclamación o problema que se derive de ella, porque el contenido del acta es una relación suscinta de los hechos que en ella ocurren, y f) se debe tener reglamento de la asamblea y leerlo antes de empezar para poderles aplicar su régimen sancionatorio con el fin de no dejar desconfigurar su objeto principal.