El ejercicio administrativo en cualquier tipo de institución, requiere de una persona con aptitud y actitud capaz de afrontar los enormes retos de sacar adelante los objetivos institucionales propuestos. Sin embargo, pocas actividades son tan demandantes, tan agotadoras y difíciles como la administración de la propiedad horizontal, no solo por el enorme desconocimiento que existe de este régimen especial de dominio, sino por los mitos que existen sobre este formato de vida.

Además de las competencias personales y profesionales que una persona requiere para desarrollar este tipo de actividad, todo administrador debe utilizar herramientas  metodológicas bien sea de forma material o digital con la cual pueda establecer el régimen de control sobre su hacer.

Como la actividad administrativa específica dentro de este régimen especial de dominio obliga al control total de las diferentes variables de las que se desprenden la garantía de mejorar y mantener excelentes relaciones de vecindad lo mismo que de garantizar la protección del patrimonio tanto individual como colectivo de la comunidad para la cual se ejerce esta tarea, es absolutamente necesario generar la bitácora administrativa dentro de la cual se deben contemplar varios registros que justifiquen las exigencias específicas de la ley 675.

Las obligaciones pecuniarias de las que habla la ley 675 para los bienes sometidos a este sistema están contempladas y definidas taxativamente en el artículo 29, por lo cual, es necesario tener claridad meridiana sobre las bases que se implementó. Es claro pues, colegir de su simple lectura que, como estamos ante una obligación compartida que es necesaria y que son causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de éstos, es necesario tener registros de control.

DE QUE REGISTROS HABLAMOS?

Si hablamos de garantizar el servicio de seguridad de bienes y personas, entonces estamos ante la exigencia del numeral 2 del artículo 51 de la Ley 675 que obliga al administrador dentro de sus funciones: “…Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad el registro de propietarios y residentes…”

Esto implica que para hacer el ejercicio de control de seguridad tanto para los bienes como para las personas, además del registro de todos los datos de propietarios y residentes, se debe tener control de registro de:

1. Población flotante y dentro de ella: 1) la asidua y 2) la esporádica.
2. Registro de automotores, motocicletas y bicicletas.
3. Censo y control de mascotas.
4. Estudio de seguridad ajustado al plan de intervención con acciones tangibles y tecnología que incluya investigación de los perfiles de quienes manejan la seguridad de la comunidad.

Y para la existencia, conservación y mantenimiento del patrimonio:

1. Inventario total de bienes, maquinaria y equipos de la copropiedad con el debido registro de mantenimientos.
2. Registro y control de obras en zonas privadas para garantizar la conservación de los bienes.
3. Estudio de mantenimiento de los acabados locativos para garantizar la conservación del patrimonio prolongando la vida útil de éstos.

En definitiva, la invitación es a que todas aquellas personas que quieren dedicarse profesionalmente a la administra-ción de bienes inmuebles bajo el influjo de las exigencias legales de este régimen especial de dominio que pone tanta responsabilidad en los hombros de éstas, prevean la utilización de todas las herramientas para protegerse, para hacer una excelente labor profesional, para evitar los desgaste producidos por las actividades y mitiguen el inmenso impacto por los resultados que producen y que se mantienen vigentes y exigibles hasta mucho tiempo después de dejar las labores para la cual fue contratada.