El certificado de deuda para la recuperación de cartera en propiedad horizontal, se elabora de acuerdo con lo estipulado dentro de la ley 675 y requiere el soporte documental del estado de la deuda que aparece con registro en contabilidad. Una vez se tiene el título aparece entonces el elemento fundamental para proceder al cobro judicial.  Los procesos ejecutivos como su nombre lo indica, lo que buscan es ejecutar al deudor que incumplió una obligación, pero no cualquier obligación, ésta debe estar plasmada en un documento que la contenga de manera clara, expresa y exigible; y debe además, estar contenida en un título que reúna los requisitos establecidos por el código de comercio o en cualquier documento que preste merito ejecutivo. 

Respecto de las obligaciones en la propiedad horizontal: Es facultad de la Asamblea de Copropietarios, determinar por Estatutos, la periodicidad con que se pagará por parte de los propietarios, las cuotas de expensas comunes, aunque lo más habitual es el pago mensual.

Por eso en el caso de incumplimiento, se elabora el certificado de deuda el cual debe contener la identificación de la copropiedad, la resolución que reconoce su personería jurídica, la dirección, la persona que actúa en calidad de representante legal, y una descripción detallada de la cuota atrasada de cada mes con especificación de los intereses y los abonos en caso de que se haya hecho de forma parcial.

El cuadro descriptivo la deuda de forma secuencial en relación con las fechas y los sucesos de su desarrollo deberán guardar estricta relación con el estado de cuenta contable y con las decisiones de las asambleas anuales correspondientes a los años en mora.

En el caso de las Cuotas Extraordinarias, como su nombre lo dice, éstas se fijan en cualquier momento del año cuando la Asamblea General de Copropietarios así lo fije y deben estar dentro del cuadro de la deuda relacionados en la fecha que nace la obligación. Cuando un propietario incumple o se retrasa con el pago de su Expensa Común o de la Cuota Extraordinaria, se cobra el interés con mora porque le está quedando mal a toda la copropiedad, pues es un sistema comunitario donde todos dependen del pago que hagan todos para el mantenimiento de áreas y servicios comunes.

La  Ley 675 de 2001 en su artículo 30, establece la sanción de la imposición de Intereses Moratorios sobre los valores adeudados por parte del propietario moroso. En caso que los Estatutos no establezcan nada sobre el particular, se cobrará una y media veces el interés bancario corriente vigente. La acción ejecutiva está dirigida a obtener judicialmente el pago de las expensas por los deudores morosos o retardados,  dispone  que en  tales procesos y  sólo  podrán exigirse por el juez competente, como anexos a la respectiva demanda:  (i) el poder debidamente otorgado; (ii) el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente esta calidad; (iii) el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional y  ( iv ) copia del certificado de intereses expedido por la Superintendencia Bancaria o por el organismo que haga sus veces o de la parte pertinente del reglamento que autorice un interés inferior.     

La Ley facultó al administrador para que, en ejercicio de sus funciones de representación judicial y extrajudicial de la copropiedad y de las demás facultades y funciones que le confiere la ley, certifique las deudas de los copropietarios. Esta certificación es un documento auténtico en la medida en que existe certeza respecto de la persona que lo elaboró y suscribió porque el certificado de existencia y representación legal debe allegarse al proceso. Para el caso de la copropiedad, resulta apenas lógico que la ley que regula el régimen de propiedad horizontal haya establecido normas especiales referentes a la forma en que deben ser cobradas ejecutivamente las obligaciones derivadas de las multas y expensas ordinarias y extraordinarias por cuanto afectan de manera significativa a los demás propietarios.

SOBRE LA AUTENTICIDAD DEL CERTIFICADO: Acogiéndonos al artículo 12 de la Ley 446 de 1998 el cual dispone que, se presuman auténticos los documentos que reúnan las exigencias legales, echándole un ligero vistazo a éste que además tiene plena regulación jurídica, entonces, puede colegirse que en nuestra legislación es posible que por voluntad de las partes (decisión de asamblea de copropietarios) se creen títulos ejecutivos o que el legislador le otorgue dicho carácter a ciertos documentos, como en este caso, a la certificación expedida por el administrador de un inmueble sometido al régimen de propiedad horizontal. De esta manera, la certidumbre del documento en sí y la forma como debe presentarse, viene dada por la fuerza que le otorga la ley. Como a todo deudor le asiste el pleno derecho a ejercer la defensa de su situación, ésto lo conduce a la presentación de las pruebas pertinentes pudiendo controvertir las allegadas al proceso por el acreedor. Como soporte probatorio, la existencia de las obligaciones se podrá confirmar aportando las actas de las asambleas o el reglamento de propiedad horizontal en la que conste la obligación. No en vano, el artículo 45 de la Ley 675 prevé que todos los propietarios y moradores tienen derecho que se les entregue copia de las actas de asamblea y establece un procedimiento para aquellos eventos en los que éstas les sean negadas.

Dentro del régimen de la propiedad horizontal, el certificado de deuda es un documento considerado idóneo para ejecución procesal por su especial eficacia probatoria ya que está contemplado taxativamente por la ley. Como este documento es altamente idóneo, trae aparejada la ejecución de la obligación; y por esta razón es que se puede  proceder sumariamente al embargo o secuestro de los bienes con los cuales, el moroso deberá satisfacer el acceso al capital debido, más los intereses y costas procesales.

Lo que el administrador hace de acuerdo con la exigencia legal es la declaración solemne con la fuerza indispensable y suficiente para una ejecución inmediata. Por esta razón entre otras, es que quien crea los Títulos Ejecutivos es la ley con intervención de un ente (persona natural o jurídica)  que da fe de que esa obligación existe y esto es obvio porque está de por medio el interés colectivo, es decir, el de toda una comunidad.  Por ser una obligación certificada con el cumplimiento de unos requisitos especiales, estamos ante una combinación de hecho jurídico y prueba plena. Este como todo título, para que preste mérito ejecutivo, debe contener: a) identificación de las partes, b) liquidez (actual o potencial) y exigibilidad, es decir fecha exacta de cumplimiento. Como reza la legislación colombiana, un título ejecutivo debe llenar los siguientes requisitos: a)  Ser autentico, sea porque desde su origen tenga esa naturaleza o porque posteriormente quedará autenticado mediante los procedimientos preparatorios al juicio ejecutivo, b) debe contener la prueba de una obligación, por regla general patrimonial, y además ha de ser liquida y exigible en el momento en que se inicia el juicio;  c) La obligación declarada en el título deberá constituir un crédito a favor de la copropiedad y contra el demandado.

A pesar de la posición de la autora que es contraria a lo que se declara desde el derecho, de ignorar esta obligación en su verdadera dimensión al declararla que ella prescribe,  esta aclaración es oportuna para aquellos administradores de propiedad horizontal que no se preocupan por  gestionar el recaudo de la cartera por concepto de cuotas de administración bajo el razonamiento que en algún momento el deudor moroso necesitará solicitar un paz y salvo, y que en ese momento tendrá que pagar los valores adeudados.  En efecto hay casos en que es indispensable que el copropietario  deba solicitar a la administración la expedición de un paz y salvo como cuando se va a vender el inmueble, oportunidad precisa para exigir el pago de todo lo adeudado, pero no se debe perder de vista que judicialmente sólo es posible exigir el pago de las deudas no prescritas, y si el deudor es conocedor de ello seguramente aprovechará la ley a su favor.