Cómo hacer eficiente una reunión de asamblea?

La eficiencia y la eficacia son condiciones indispensables para que este tipo de reuniones cumplan el cometido para el cual fueron creadas. De su planificación, ejecución y control antes, durante y después de ella, depende en gran parte el aseguramiento de la calidad de ésta y la protección patrimonial de toda la comunidad de la copropiedad.

1. Establecer hora de comienzo y de terminación entendiendo por el contenido a tratar, la fijación de un tiempo prudencial.
2. Exigir puntualidad porque la falta de ella puede convertirse en el primer punto de confrontación entre los vecinos. Precisamente por esta razón, todo mundo deberá ser informado que se iniciará en el horario estipulado y quienes lleguen por fuera del horario de registro, no podrán participar en ella.
3. El orden del día que fue el que dio origen a la convocatoria debe ser distribuido antes de la reunión, y para cumplir con el requisito legal, debe estar anexado a la citación.
4. Quienes ostenten la calidad de presidente y de secretario de la asamblea, deben ser personas idóneas, serias, comprometidas con el principio de la prevalencia del interés general sobre el particular, ponderadas, con criterios claros, con reconocimiento y respeto por parte de la comunidad, imparciales, veraces y sobre todo respetuosos de los demás con la suficiente autoridad para garantizar la conducción hasta el final con el cumplimiento de los objetivos propuestos.
5. Lo ideal es que la asamblea tenga su propio reglamento y en consecuencia cumpla con las condiciones mínimas de: a)  intervención de una persona a la vez; b) cuidar de que no se generen  conversaciones privadas o de pequeños grupos durante la reunión que desconcentren a la colectividad;  c) exigir a las personas que intervienen que solo deben hablar sobre el tema que se discute, d) exigir que los comentarios y discusiones versen sobre asuntos concretos, no sobre personas, e) el papel del que preside la reunión debe ser la de un facilitador; f) El facilitador no debe tomar partido por alguien en particular o mostrar favoritismo por alguien pues debe ayudar a los participantes a clarificar sus puntos de vista, viéndose neutral; g) El presidente  además tendrá como una de las mayores responsabilidades  la de facilitar la toma de decisiones; h) como se reúnen para tomar decisiones sobre temas comunes, es necesario entonces que los participantes conozcan de antemano las propuestas a las que se enfrentarán; i) para asegurar la participación de todos, se debe preparar una metodología comprensible  que permita el entendimiento de cada problema para poder transitar hacia una solución.